En entreprise, la facturation est un volet important qui est souvent difficile à gérer à cause de sa complexité. Surtout lorsque vous êtes en déplacement, elle vous donne tout le stress possible si vous n’avez pas les informations nécessaires sur vous pour émettre une facture. C’est dans le but de vous faciliter la tâche et votre quotidien que les logiciels de facturation en ligne ont été créés. Quelles sont les fonctionnalités de tels outils? Focus!
Contrairement aux factures en papier que vous êtes obligé de traîner partout avec des risques d’oubli, la facturation numérique est une bonne alternative pour la gestion de votre entreprise. Là encore, les logiciels de facturation que vous installez sur l’ordinateur ne sont pas portables et ont généralement besoin de mises à jour, ce qui est limitant une fois que vous sortez de votre bureau. C’est à ce moment-là que le logiciel pour générer des factures en ligne trouve toute son importance.
En effet, cet outil de gestion vous suit partout. Il vous épargne donc des soucis que les autres formes de facturation vous causaient. De plus, c’est un logiciel qui s’adapte à vos activités. Ainsi, que vous soyez artisan, auto-entrepreneur ou commerçant, vous pouvez l’utiliser en toute quiétude.
Avec un logiciel de facturation en ligne, vous n’avez plus besoin de tableurs Excel pour gérer vos clients. Cet outil vous permet de renseigner les informations de chacun d’eux. Ainsi, le logiciel connaît le type d’activité que vous faites avec un client et peut émettre la facture correspondante automatiquement dans le délai de paiement prévu. Vous pouvez optimiser la gestion de votre clientèle en renseignant aussi les opportunités d’affaires.
Un bon logiciel de facturation en ligne doit pouvoir également se synchroniser à vos institutions financières pour gérer les paiements pour vous. Cela vous évitera le déplacement vers les banques et autres organismes du même genre. Depuis votre ordinateur, tablette ou smartphone, vous allez pouvoir ordonner le remboursement d’un crédit à l’endroit d’un créancier de votre structure.
L’une des grandes difficultés dans la gestion d’entreprise concerne le suivi des devis, impayés et factures. Pour cela, avant d’opter pour un outil de facturation en ligne, vous devez vous assurer qu’il possède cette fonctionnalité. Le cas échéant, paramétrez votre logiciel avec les renseignements sur chaque client afin qu’il émette automatiquement les factures et devis.
Une fois que l’outil est bien paramétré et que le délai de règlement d’une facture par un client est dépassé, il pourra envoyer à ce dernier des relances. Le nombre de relances à envoyer au client dépend du type de paramétrage effectué en amont. Une fois que l’impayé a été signalé et que le processus de relance automatique est lancé, il ne reste qu’à compter sur la bonne foi du client.
Sinon, le logiciel doit être en mesure de lui envoyer la lettre recommandée de mise en demeure. Un bon outil de facturation en ligne est celui dont le tableau de bord permet de suivre vos impayés et leur gestion. C’est aussi ce logiciel qui peut facilement transformer un devis en facture après son amendement et sa validation par les différents partenaires. Cela vous évite ainsi les pertes de temps pour établir une facture sur la base du devis amendé et validé. Le logiciel doit pouvoir gérer cela si l’option existe et qu’il est bien paramétré par vos soins.
Une bonne application de gestion de factures en ligne doit pouvoir vous aider à gérer l’aspect comptable de votre entreprise. Autrement dit, vous ne pouvez pas avoir accès à un tel outil et avoir encore des problèmes pour faire vos bilans comptables. En effet, un bon outil numérique de facturation vous permet d’exporter les données comptables de votre structure. Une fois que c’est fait et qu’elles sont disponibles, elles seront transmises à votre gestionnaire pour la suite du processus.
Il est aussi important que votre logiciel soit facilement manipulable grâce à une bonne interface homme-machine. Il ne faut pas que sa construction du point de vue ergonomique vous pose des problèmes dans son utilisation. L’outil doit être conçu de telle manière que même si vous n’êtes pas un informaticien, vous puissiez l’utiliser aisément. Pour cela, il faut que l’accessibilité à ses différentes fonctionnalités soit facile pour vous, quel que soit le support utilisé.
La recherche documentaire est l’un des atouts majeurs d’un bon outil de gestion de facture en ligne. Avec ce dernier, vous ne devez plus avoir de la peine à retrouver les documents concernant vos clients et la gestion comptable de la structure. Un bon logiciel doit avoir la fonction de tri selon des critères comme facture, client, devis, date ou d’autres mots-clés. Ainsi, selon le document recherché, vous saisissez le mot correspondant et vous l’avez.
Votre outil de facturation est-il en format cloud, installable sur un système informatique ou avec une version application mobile? Cela doit être une question importante que vous devez vous poser lors du choix de votre logiciel. La meilleure application de facturation est celle qui vous suit partout dans le monde et à laquelle vous pouvez avoir accès, quel que soit le support utilisé. Surtout si vous êtes un auto-entrepreneur qui se déplace beaucoup, le format est important pour vous.
Un logiciel qui est installable sur un support informatique à l’avantage d’être utilisé sans une connexion à Internet. Par contre, dès que vous sortez du réseau interne, vous n’avez plus accès à votre outil de facturation. Le meilleur outil de facturation est celui au format cloud puisqu’il est accessible partout pourvu que vous ayez une connexion à Internet. Si en plus votre logiciel peut avoir une version application mobile, vous n’avez plus forcément besoin d’un ordinateur pour l’utiliser.
Retenez qu’un bon outil de facturation en ligne doit pouvoir vous aider à gérer vos clients, vos factures, vos devis, vos paiements, votre comptabilité et vos impayés. Il doit être ergonomique, facile à utiliser depuis n’importe quel support informatique et accessible même pendant vos déplacements à travers le monde.
